De nombreux processus sont requis pour faire fonctionner correctement une entreprise (finance, achat, production, RH, etc.). Le suivi des données générées par ces processus était autrefois fait manuellement, ce qui était fastidieux. Les ERP ont donc été créés pour simplifier ce suivi.
Définition de l’ERP
L’ERP est l’acronyme de « Enterprise Ressource Planning ». Il est traduit en français par : Progiciel de Gestion Intégré (PGI). D’une manière générale, l’ERP est un logiciel qui aide à gérer ou à planifier les ressources d’une entreprise. Il se compose de divers modules permettant de gérer les achats, les stocks, la production, etc.
Pour fédérer ces ressources, l’ERP se sert d’une base de données unique. Cela signifie qu’une modification apportée par un module va engendrer une mise à jour de la base de données entière de l’entreprise. Les informations exploitées par les autres modules en seront impactées. Par exemple, si une vente est effectuée, celle-ci aura un effet direct sur le stock, la comptabilité et le compte de résultat.
Pourquoi utiliser un ERP ?
Le premier avantage qu’offre un ERP est le gain de temps. Chaque modification de données est immédiatement enregistrée, ce qui permet de connaitre en temps réel la progression d’une tâche. Sans ERP, les acteurs de chaque secteur de l’entreprise doivent entrer manuellement leur donnée. Ce qui engendre beaucoup de retard.
De plus, les données entrées manuellement peuvent être inscrites en double. Selon la taille de l’entreprise, il peut être difficile de vérifier chaque fois les données que les autres membres ont déjà communiquées. À part la duplication, les pertes sont aussi possibles. Ces pertes peuvent être dues à une erreur humaine ou un problème d’ordre informatique.
En l’absence d’un ERP, les falsifications de données sont également plus probables. La solution pour pallier à ces problèmes consistait autrefois à faire appel à un contrôleur de gestion. Ce qui malgré tout ne permettait pas d’avoir plus de rentabilité. Avec un ERP, une entreprise est plus productive et plus rentable.
Les freins qui limitent l’accès à l’ERP
En l’absence d’ERP, les entreprises avaient recours à des solutions logicielles sur mesure. Grâce à l’ERP, elles ont accès à un logiciel qui standardise tous ses processus opérationnels. Ce service efficace a cependant un prix et c’est l’un des freins pour une entreprise qui souhaite intégrer un ERP. Le prix d’une licence pour ce type de logiciel est en général très élevé.
D’autre part, ce type de logiciel n’est pas simple à mettre en place. Il est nécessaire de revoir la manière dont les informations sont gérées. Pour intégrer un ERP à l’environnement de travail de l’entreprise, il faut faire appel à des professionnels. De plus, il ne faut pas choisir n’importe quel ERP. Le logiciel doit répondre aux besoins de l’entreprise et correspondre à ses exigences métiers.
Avant de commencer à utiliser l’ERP, il faut également faire des tests. Les collaborateurs doivent apprendre à travailler avec cet outil. Ce qui peut nécessiter l’accompagnement de ces derniers sur une certaine période. Ce n’est qu’après avoir traversé ces quelques difficultés qu’un ERP peut s’avérer réellement avantageux.